Ordonnance Souveraine n° 10.115 du 14 septembre 2023 portant application de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008 concernant les associations et les fédérations d'associations, modifiée

La déclaration de l'association prévue par l'article 7 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, est datée et signée par au moins deux personnes majeures, jouissant de leurs droits civils et ayant leur domicile à Monaco.

Les éléments d'identification des personnes visées aux chiffres 3°) à 5°) du deuxième alinéa de l'article 7 précité sont les suivants :

• a) s'il s'agit d'une personne physique : ses nom, nom d'usage, surnom ou pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, profession, nationalité et l'adresse de son domicile personnel ;

• b) s'il s'agit d'une personne morale : sa dénomination ou sa raison sociale, son objet social, sa forme juridique, la date de sa constitution, son activité principale ainsi que, le cas échéant, ses activités secondaires, l'adresse de son siège social, le numéro et le lieu d'immatriculation dans un registre public et les éléments d'identification de la personne physique habilitée à représenter ladite personne morale tels qu'énumérés à la lettre a) ;

• c) pour une personne visée au chiffre 3°) de l'article 7 précité : les éléments d'identification visés à la lettre a), ses fonctions dans l'association et la date de sa prise de fonction ou de son renouvellement ;

• d) pour une personne visée au chiffre 5°) de l'article 7 précité : les éléments d'identification visés à la lettre a) ainsi que les modalités du contrôle exercé sur l'association et la date à laquelle elle est devenue bénéficiaire effectif de l'association.

La déclaration d'association est effectuée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception auprès du Secrétariat Général du Gouvernement et, à peine d'irrecevabilité, est accompagnée des pièces ci-après :

• 1°) les statuts de l'association, établis en double exemplaire, paraphés page par page et signés par au moins deux fondateurs visés au premier alinéa du premier article de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée ;

• 2°) un document justifiant de l'adresse du siège social de l'association accompagné d'une attestation de propriété ou de location, et mentionnant, le cas échéant, l'accord du propriétaire ;

• 3°) pour les personnes physiques visées aux chiffres 3°) à 5°) du deuxième alinéa de l'article 7 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, un document officiel en cours de validité attestant de leur identité et comportant la photographie de chacun d'eux ;

• 4°) lorsque l'adresse figurant sur le document mentionné au chiffre 3°) n'est pas exacte, la copie d'un justificatif de domicile datant de moins de trois mois, des personnes physiques visées aux chiffres 3°) et 4°) du deuxième alinéa de l'article 7 précité ;

• 5°) lorsque les personnes visées au chiffre 4°) du deuxième alinéa de l'article 7 précité sont des personnes morales, la copie certifiée conforme de tout acte, document ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant les éléments énumérés à la lettre b) du premier alinéa.

En application de l'article 7-2 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, les bénéficiaires effectifs d'une association sont les personnes qui exercent des fonctions de direction, qui composent l'organe chargé de l'administration, ou toute autre personne qui, par tout autre moyen, directement ou indirectement, peut exercer un contrôle effectif de l'association.

Un exemplaire des statuts, daté et revêtu d'un visa du Ministère d'État, est retourné aux déclarants.

Lorsque les statuts de l'association déclarante dérogent, en vertu de l'article 4 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, aux dispositions de l'article 3 de cette dernière, ils sont accompagnés des éléments d'appréciation utiles de nature à permettre au Conseil d'État, saisi pour avis, de se prononcer en toute connaissance de cause.

Dans ce cas, la prolongation de quatre mois du délai de délivrance du récépissé est portée à la connaissance des déclarants par lettre recommandée avec demande d'avis de réception dans un délai de quinze jours.

Lorsque la déclaration de modification des statuts déroge, en vertu de l'article 4 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, aux dispositions de l'article 3 de cette dernière, elle est accompagnée des éléments d'appréciation utiles de nature à permettre au Conseil d'État, saisi pour avis, de se prononcer en toute connaissance de cause.

Dans ce cas, dans les quinze jours de la réception de la déclaration de modification des statuts, il est porté à la connaissance des déclarants par lettre recommandée que l'accusé de réception prévu à l'article 10 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, ne pourra leur être délivré par le Ministre d'État qu'à l'issue d'un délai de quatre mois à compter de la notification de cette information.

Toute demande de communication d'une des pièces mentionnées à l'article 13 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, est effectuée par courrier ou par courrier électronique auprès du Secrétariat Général du Gouvernement. La délivrance de copies donne lieu à la perception au profit du Trésor d'une somme de 2 euros par page communiquée.

Toute demande de communication d'un extrait du registre tenu par le Département de l'Intérieur visé au deuxième alinéa de l'article 13-1 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, est effectuée selon les modalités prévues au premier alinéa.

En application de l'article 12-2 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, copie des informations élémentaires et des informations relatives aux bénéficiaires effectifs, des pièces justificatives correspondantes du registre spécial et du registre des membres, mentionnés aux articles 7, 12 et 12-1 de ladite loi, est communiquée aux agents et personnels habilités des autorités qui en font la demande auprès des associations.

Les agents et personnels des autorités visées à l'article 12-2 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, sont habilités dans les conditions définies à l'article 9-1.

I. Ont accès aux informations contenues dans le registre mentionné à l'article 13-1 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, conformément à l'article 13-2 de la même loi, les agents et personnels des autorités compétentes qui sont individuellement désignés et spécialement habilités :

• concernant les agents du Département de l'Intérieur, par le Conseiller de Gouvernement-Ministre de l'Intérieur ;

• concernant les agents de l'Autorité monégasque de sécurité financière, par le Directeur de cette autorité ;

• concernant les personnels des autorités judiciaires, par le Secrétaire d'État à la Justice, Directeur des Services Judiciaires ;

• concernant les officiers de police judiciaire de la Direction de la Sûreté Publique, par le Directeur de la Sûreté Publique ;

• concernant les agents du service de gestion des avoirs saisis ou confisqués, par le Directeur de ce service.

Pour les besoins exclusifs des missions qui leurs sont confiées en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et de la prolifération des armes de destruction massive et la corruption, y compris pour la mise en œuvre des procédures de gel des fonds et des ressources économiques, ont également accès à ces informations les agents des autorités compétentes qui sont individuellement désignés et spécialement habilités :

• concernant les officiers de police ayant au moins le grade de capitaine, par le Directeur de la Sûreté Publique ;

• concernant les agents du service du Contrôle Général des Dépenses, par le Contrôleur Général des Dépenses ;

• concernant les agents habilités de la Direction des Services Fiscaux, par le Directeur des Services Fiscaux.

Le Secrétaire Général de la Commission de Contrôle des Activités Financières désigne deux de ses agents et le Bâtonnier de l'Ordre des avocats-défenseurs et avocats désigne deux membres du Conseil de l'Ordre habilités à solliciter des informations auprès de l'Autorité monégasque de sécurité financière et à en recevoir la communication.

Les personnes qui délivrent ces habilitations tiennent une liste des personnes qu'elles ont habilitées. Elles communiquent cette liste de manière sécurisée au Conseiller de Gouvernement-Ministre de l'Intérieur, lors de son établissement et à chacune de ses actualisations.

II. La consultation des informations contenues dans le registre mentionné à l'article 13-1 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, par les agents et personnels habilités des autorités compétentes visés à l'article 13-2 de la même loi, fait l'objet d'une journalisation qui se traduit par la conservation, pour chaque connexion, des éléments d'identification de l'auteur et des références du dossier consulté ainsi que des date et heure de consultation.

Ces informations sont conservées sur un support informatique pendant deux ans à compter de la consultation.

La demande d'agrément prévue aux articles 14 et suivants de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, est présentée par le Président de la personne morale.

À peine d'irrecevabilité, elle est accompagnée, en sus des justifications de l'accomplissement des formalités imposées aux associations par la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, des pièces ci-après :

• 1°) un exemplaire des statuts à jour de l'association ;

• 2°) la copie de l'arrêté ministériel d'autorisation de l'association et des arrêtés qui auraient approuvé les modifications successives pour les groupements constitués antérieurement à la promulgation de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, ainsi que des insertions au Journal de Monaco s'y rapportant ;

• 3°) la copie du récépissé de déclaration initiale ainsi que celle de l'insertion au Journal de Monaco prévue au huitième alinéa de l'article 7 de ladite loi ;

• 4°) la copie des accusés de réception des déclarations de modifications statutaires éventuellement intervenues par la suite ;

• 5°) le budget de l'exercice en cours ainsi que les comptes des trois années précédant la demande, sous réserve des dispositions du second alinéa de l'article 14 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée ;

• 6°) un descriptif des éléments constitutifs du patrimoine de la personne morale ;

• 7°) la liste des membres chargés de l'administration avec indication des éléments d'identification visés aux lettres a) et c) du deuxième alinéa de l'article premier ;

• 8°) le cas échéant, l'organigramme d'encadrement ou de formation, accompagné des diplômes et qualifications des personnes qui le composent ;

• 9°) un extrait de la délibération de l'assemblée générale ayant autorisé la demande d'agrément ;

• 10°) un descriptif précis des locaux occupés par l'association ;

• 11°) une attestation justifiant de son affiliation à une fédération agréée existant dans son domaine d'activité, dans la mesure où une telle fédération existe.

Ces pièces sont certifiées sincères et véritables par le signataire de la demande.

Elle est également accompagnée d'une note de présentation de l'association indiquant le nombre d'adhérents et retraçant ses principales activités au cours des trois années antérieures, sous réserve des dispositions du second alinéa de l'article 14 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée.

Si la demande émane d'une fédération, celle-ci doit de plus communiquer la liste des associations qui la composent avec l'indication de leur dénomination, objet et siège social ainsi qu'un exposé indiquant l'origine et le développement de la personne morale.

L'association ou la fédération d'associations dont la demande d'agrément aurait été rejetée ne peut la renouveler avant qu'un délai d'un an ne se soit écoulé.

La demande, et le dossier qui l'accompagne, sont adressés au Secrétariat Général du Gouvernement. Il en est accusé réception.

À réception, la demande d'agrément est instruite par le service administratif chargé du secteur d'activité considéré. Il peut entendre, à cette fin, tout responsable de la personne morale, se rendre sur les lieux d'activité et se faire communiquer tout élément complémentaire nécessaire à son appréciation.

Les documents visés à l'article 18 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, sont adressés au Secrétariat Général du Gouvernement dans un délai de trois mois à compter de la clôture de l'année sociale considérée.

La déclaration prévue à l'article 19 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, est adressée, à la diligence du Président de la personne morale, au Secrétariat Général du Gouvernement.

La demande d'agrément d'une fédération s'apprécie au regard de la nature de l'activité et du nombre de membres affiliés compte tenu de sa spécificité, ainsi que de ses relations éventuelles avec des instances internationales.

La décision d'agrément prise par arrêté ministériel en vertu de l'article 14 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, est notifiée au demandeur par lettre simple.

Pendant la durée de validité de l'agrément, il peut être procédé à l'enquête ou à l'audit prévu à l'article 18 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, par le service administratif chargé du secteur d'activité considéré, lequel peut, à ce titre, effectuer des contrôles sur pièces et sur place destinés à vérifier que les conditions qui avaient présidé à sa délivrance sont toujours réunies.

Le registre des membres visé à l'article 12-1 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, est tenu sous un format papier ou électronique. Ce registre contient la liste de tous les membres de l'association. Il est mis à jour de manière hebdomadaire.

Les éléments d'identification des membres à mentionner au registre sont les suivants :

• 1°) s'il s'agit d'une personne physique : ses nom, nom d'usage, surnom ou pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, professions, nationalité et l'adresse de son domicile personnel ;

• 2°) s'il s'agit d'une personne morale : sa dénomination ou sa raison sociale, son objet social, sa forme juridique, la date de sa constitution, son activité principale, ainsi que, le cas échéant, ses activités secondaires, l'adresse de son siège social, le numéro et le lieu d'immatriculation dans un registre public et les éléments d'identification de la personne physique habilitée à représenter ladite personne morale tels qu'énumérés au chiffre 1°).

En outre, ce registre indique, pour chaque membre :

• a) la date de son adhésion ; et

• b) sa qualité de membre ; et

• c) s'il est chargé de l'administration ou de la direction de l'association et à quel titre.

L'attestation visée à l'article 20-1 indique que le Trésorier ou le Commissaire aux comptes, selon le cas, atteste :

• 1°) de la sincérité et de la régularité des comptes ; et

• 2°) que les dépenses et les recettes sont conformes à l'objet de l'association et à ses missions ; et

• 3°) que les différentes opérations ont été réalisées en s'assurant du respect des articles 20-1, 20-2 et 20-3 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée.

Le registre des dons reçus prévu à l'article 20-2 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, répertorie tous les dons perçus par l'association d'une valeur supérieure à un montant de 200 euros.

Le registre des dons et subventions versés prévu à l'article 20-3 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, répertorie tous les dons et subventions accordés par l'association d'une valeur supérieure à un montant de 200 euros.

Les registres visés aux alinéas précédents sont tenus par les associations suivant les modèles publiés en annexe de la présente ordonnance souveraine.

Lorsque le budget annuel de l'association dépasse un montant de 500.000 euros, l'association est tenue de faire certifier ses comptes par un Commissaire aux comptes.

Le budget annuel de l'association mentionné au premier alinéa s'entend de l'ensemble des dépenses toutes taxes comprises de l'exercice comptable ou hors taxe pour celles assujetties à la TVA.

En application de l'article 31-2-1 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, les associations considérées comme présentant un risque particulier d'exploitation à des fins de financement du terrorisme, sur la base de l'évaluation nationale des risques, sont tenues, sur demande du Département de l'Intérieur, d'appliquer les mesures supplémentaires suivantes :

• 1°) les dons ne peuvent être reçus que par chèque ou par virement bancaire ;

• 2°) les dons versés ne peuvent l'être que par chèque ou virement bancaire ;

• 3°) les documents visés au deuxième alinéa de l'article 20-1, au premier alinéa de l'article 20-2 et au troisième alinéa de l'article 20-3 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, doivent être adressés au Département de l'Intérieur dans le mois qui suit chaque clôture de l'exercice comptable de l'association ;

• 4°) les associations identifient tous les donateurs et tiennent un registre des dons reçus indépendamment du montant de ceux-ci ;

• 5°) les associations conditionnent le versement de leurs dons à la production d'un justificatif de l'usage prévu de ceux-ci par les bénéficiaires et consignent ces éléments dans le registre des dons versés qui mentionne tous les dons versés, indépendamment du montant de ceux-ci.

Lorsqu'à l'issue d'une assemblée générale convoquée en vue de la dissolution volontaire de l'association, les conditions statutaires de la dissolution ne peuvent pas être réunies en raison du nombre insuffisant de membres présents, le Président ou un membre du Conseil d'administration convoque une deuxième assemblée générale portant sur le même objet. À défaut de quorum suffisant permettant de procéder à la dissolution, le Président ou un membre du Conseil d'administration peut initier une procédure de dissolution judiciaire selon la procédure prévue à l'alinéa suivant.

En l'état de deux assemblées générales qui n'ont pu prononcer la dissolution de l'association à défaut de quorum suffisant, le Président ou un membre du Conseil d'administration sollicite par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, adressée au Secrétariat Général du Gouvernement, la parution au Journal de Monaco d'un avis destiné à informer :

• 1°) que l'Assemblée générale de l'association s'est réunie à deux reprises afin de statuer sur sa dissolution volontaire, mais qu'à défaut de quorum suffisant, cette dissolution n'a pu être prononcée ;

• 2°) que tout membre de l'association dispose d'un délai de deux mois à compter de la parution dudit avis au Journal de Monaco pour faire connaître qu'il s'oppose à la dissolution ;

• 3°) qu'à défaut, le Ministre d'État peut engager une procédure de dissolution judiciaire conformément à l'article 31-15 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée.

Sont joints à la lettre adressée au Secrétariat Général du Gouvernement :

• a) les statuts de l'association ; et

• b) les convocations aux deux assemblées générales ayant pour objet la dissolution de l'association ; et

• c) les procès-verbaux des assemblées générales mentionnant l'absence de quorum suffisant pour prononcer la dissolution.

En application de l'article 23 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, le constat de l'inactivité de l'association résulte du défaut de réponse par celle-ci, dans le délai imparti, à une demande du Département de l'Intérieur adressée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, suivie d'une relance sous la même forme, également restée sans effet, d'avoir à lui communiquer ses informations élémentaires et son rapport moral.

L'inactivité de l'association ainsi constatée, une procédure de dissolution judiciaire peut être introduite dans les conditions prévues à l'article 31-15 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée.

À l'issue du contrôle sur place prévu à l'article 31-3 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, les agents habilités du Département de l'Intérieur établissent un rapport au terme d'échanges contradictoires, dans les conditions suivantes :

Un avant-projet de rapport rédigé par les agents habilités du Département de l'Intérieur, est adressé à l'association concernée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

L'association dispose alors d'un délai de huit jours, à compter de la réception de l'avant-projet pour solliciter, si elle l'estime nécessaire, la tenue d'une réunion aux fins d'engager un débat sur l'avant-projet. La réunion doit se tenir dans un délai de trente jours au plus à compter de la réception de l'avant-projet de rapport.

L'association peut se faire assister du conseil de son choix.

Lors de cette réunion, à laquelle assiste au moins un des agents ayant participé à la mission de contrôle, un agent habilité du Département de l'Intérieur présente verbalement aux administrateurs ou aux représentants de l'association concernée les principaux constats effectués.

L'association peut demander, au vu de l'avant-projet de rapport, la correction d'éventuelles erreurs ; en outre, elle peut faire valoir des éléments nouveaux dont l'agent n'a pas eu connaissance ou faire état de points de vue divergents.

Postérieurement à cette entrevue, et après un examen complémentaire des faits, en ce compris les éventuels éléments complémentaires apportés par l'association, les agents habilités du Département de l'Intérieur rédigent un projet de rapport et le lui adresse par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

L'association dispose alors d'un délai de quinze jours calendaires, à compter de la réception du projet de rapport, pour faire valoir ses observations écrites. Celles-ci sont adressées au Département de l'Intérieur sous format papier ou électronique.

À titre exceptionnel, sur demande écrite et motivée de l'association, un délai de quinze jours calendaires supplémentaire peut lui être accordé.

Les observations écrites de l'association et des agents habilités du Département de l'Intérieur sont annexées au projet de rapport préalablement envoyé. L'ensemble constitue le rapport définitif, lequel est signé par au moins un des agents ayant participé à la mission de contrôle. Il est adressé à l'association concernée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Le contrôle sur place mentionné à l'article 31-4 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée ne peut être effectué qu'en présence de l'occupant qui peut se faire assister par le conseil de son choix.

Les délais prévus par l'article 17 de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008, modifiée, susvisée, courent à compter de la réception de la demande d'agrément ou de la déclaration.

Ces délais, de même que ceux mentionnés aux cinquième et sixième alinéas de l'article 7 de ladite loi, ne sont pas décomptés en cas de déclaration ou de demande d'agrément incomplète.

Les dispositions du chapitre III de la loi n° 1.550 du 10 août 2023, susvisée, entrent en vigueur le 30 septembre 2023.

Les dispositions de la présente ordonnance entrent en vigueur à la même date.

Notre Secrétaire d'État, Notre Secrétaire d'État à la Justice, Directeur des Services Judiciaires et Notre Ministre d'État sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution de la présente ordonnance.