Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l'Administration et l'administré
Vu la Constitution ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.984 du 16 avril 1963 sur l'organisation et le fonctionnement du Tribunal Suprême, modifiée ;
Vu Notre ordonnance n° 1.089 du 4 mai 2007 rendant exécutoire la Convention pénale sur la corruption ;
Vu la loi n° 884 du 29 mai 1970 sur l'entrée en vigueur et l'opposabilité des ordonnances souveraines, arrêtés ministériels et autres décisions administratives ;
Vu la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l'État, modifiée ;
Vu la loi n° 983 du 26 mai 1976 sur la responsabilité civile des agents publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.312 du 29 juin 2006 relative à la motivation des actes administratifs ;
Vu la loi n° 1.313 du 29 juin 2006 sur le dépôt légal ;
Vu la loi n° 1.383 du 2 août 2011 sur l'économie numérique ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 3.864 du 25 septembre 1967 portant création d'un Service d'archives centrales ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 6.364 du 17 août 1978, modifiée, déterminant les emplois supérieurs visés par l'article 4 de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l'État, modifiée, susvisée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 6.365 du 17 août 1978 fixant les conditions d'application de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l'État, modifiée, susvisée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des départements ministériels, modifiée ;
Vu Notre ordonnance n° 158 du 22 août 2005 portant nomination d'un Conseiller au Ministère d'État en charge des recours et de la médiation ;
Vu Notre ordonnance n° 3.410 du 16 août 2011 portant création de l'Inspection Générale de l'Administration ;
Article 1er🔗
La présente ordonnance a pour objet de fixer diverses règles appelées à régir les relations entre les administrés et les autorités relevant des services exécutifs au sens de l'article 44 de la Constitution.
Titre Ier - Des recours et de la médiation🔗
Section I - Des recours administratifs préalables🔗
Article 2🔗
Toute décision administrative prise par le Ministre d'État ou par toute autre autorité relevant des services exécutifs au sens de l'article 44 de la Constitution peut faire l'objet d'un recours administratif préalable.
Ce recours peut être gracieux ou hiérarchique.
Le recours gracieux est formé devant l'auteur de la décision, le recours hiérarchique devant l'autorité qui en est le supérieur dans la hiérarchie administrative
Toute décision prise par une autorité relevant des services exécutifs susmentionnés peut faire l'objet d'un recours hiérarchique auprès du Ministre d'État.
Article 3🔗
Les recours administratifs préalables sont formés par les personnes justifiant d'un intérêt à l'encontre des décisions qui leur font grief dans les conditions prévues à l'article 15 de l'ordonnance souveraine n° 2.984 du 16 avril 1963, modifiée, susvisée et, s'il y a lieu, par l'article 15 de la loi n° 975 du 12 juillet 1975, modifiée, susvisée.
Article 4🔗
L'autorité saisie d'un recours administratif préalable peut réformer la décision litigieuse, la retirer ou l'abroger, ou encore rejeter le recours.
Section II - De la médiation🔗
Titre II - Des organismes consultatifs placés auprès des autorités administratives🔗
Article 15🔗
Les dispositions du présent titre sont applicables, à défaut de dispositions législatives ou réglementaires spécifiques, aux organismes collégiaux dont l'avis est requis préalablement aux décisions à prendre, à l'égard des usagers et des tiers, par le Ministre d'État ou par une autre autorité mentionnée à l'article 2.
Article 16🔗
Sauf urgence, les membres des organismes consultatifs reçoivent, cinq jours francs au moins avant la date de leur réunion, une convocation écrite comportant l'ordre du jour et, le cas échéant, les documents nécessaires à l'examen des affaires qui y sont inscrites.
Article 17🔗
Le quorum est égal à la moitié du nombre des membres titulaires composant l'organisme dont l'avis est sollicité.
Lorsque le quorum n'est pas atteint sur un ordre du jour donné, l'organisme délibère valablement sans condition de quorum après une nouvelle convocation portant sur le même ordre du jour et spécifiant qu'aucun quorum ne sera exigé.
Article 18🔗
Les membres d'un organisme consultatif ne peuvent prendre part aux délibérations lorsqu'ils ont un intérêt personnel à l'affaire qui en fait l'objet. Si tel est le cas, l'autorité compétente pour prendre la décision subséquente n'est pas tenue de solliciter une seconde délibération de l'organisme consultatif lorsqu'il est établi que la participation du ou des membres intéressés a été sans influence sur la délibération.
Article 19🔗
Le procès-verbal indique le nom et la qualité des membres présents, les questions traitées au cours de la séance et le sens de chacune des délibérations. En outre, tout membre de l'organisme consultatif peut demander qu'il y soit fait mention de son désaccord avec la majorité.
Le procès-verbal est transmis à l'autorité compétente pour prendre la décision. Lorsque la décision doit être motivée en application de la loi n° 1.312 du 29 juin 2006, susvisée, la notification doit être accompagnée des mentions du procès-verbal se rapportant à la question sur laquelle il est statué par cette décision.
Article 20🔗
Lorsqu'un organisme dont la consultation est obligatoire n'a pas émis son avis dans un délai raisonnable, l'autorité compétente pour prendre la décision peut légalement y passer outre après avoir invité son président à provoquer, dans un délai qu'elle détermine, l'inscription de l'affaire à l'ordre du jour. Ladite autorité porte cette mise en demeure à la connaissance des membres titulaires et suppléants composant cet organisme.
Titre III - Des documents administratifs🔗
Article 21🔗
Sont des documents administratifs, au sens du présent titre, toutes informations, quels que soient leur date, leur forme ou leur support, qui ont été produites, ou reçues de la part de toute personne physique ou morale, par les services mentionnés à l'article 2 dans l'exercice de leur activité.
Section I - De l'accès aux documents administratifs🔗
Article 22🔗
Toute personne physique ou morale peut adresser à une autorité administrative mentionnée à l'article 2 une demande en vue de consulter un document administratif détenu par cette autorité et n'ayant pas donné lieu à une publication au Journal de Monaco , ni fait l'objet d'une diffusion publique par tout moyen, y compris électronique.
Article 23🔗
La demande est adressée par écrit à l'autorité administrative et comporte tous éléments pertinents permettant l'identification du document administratif concerné. Il en est accusé réception.
L'autorité administrative est tenue de notifier au pétitionnaire les suites qu'elle entend réserver à sa demande dans un délai de quatre mois.
À défaut de réponse dans le délai mentionné au précédent alinéa, la demande est réputée rejetée.
Article 24🔗
Il n'est pas fait droit aux demandes trop générales ou trop imprécises pour permettre à l'autorité administrative d'identifier le document administratif recherché, ni aux demandes abusives en particulier par leur nombre ou leur caractère répétitif.
Sont également rejetées les demandes portant sur des documents administratifs dont la consultation porterait atteinte :
a) au secret des délibérations du Gouvernement et des autorités mentionnées à l'article 2 ;
b) à la conduite de la politique extérieure de la Principauté ;
c) à la sûreté de l'État ou à la sécurité des personnes ou des biens ;
d) à la monnaie et au crédit public ;
e) au déroulement de procédures introduites devant des juridictions ou d'opérations préliminaires à de telles procédures ;
f) à la recherche ou à la poursuite de faits susceptibles de donner lieu à des sanctions administratives ou pénales ;
g) au secret de la vie privée, de la correspondance, au secret médical, ou au secret en matière commerciale, industrielle ou professionnelle, lorsque les informations concernent une personne autre que le pétitionnaire ;
h) à tout autre secret ou intérêt légitime légalement protégé.
En outre, ne sont pas communicables les notes personnelles inscrites sur un document administratif, ni les esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres pièces de même nature.
Article 25🔗
Lorsqu'il est fait droit à une demande, la consultation du document administratif s'effectue selon les modalités déterminées par l'autorité administrative.
À ce titre, elle peut autoriser la consultation d'un document administratif dont sont ôtées, biffées ou disjointes des mentions dont la connaissance par le pétitionnaire entraînerait une atteinte à l'un des secrets ou des intérêts énoncés au deuxième alinéa de l'article précédent.
L'autorité administrative peut, sur le support le plus approprié, délivrer copie du document administratif consulté, aux frais du demandeur, dans la limite des possibilités techniques du service et à la condition que la reproduction ne nuise pas à la conservation dudit document.
Article 26🔗
Le refus de consultation d'un document administratif mentionné à l'article 21 est motivé dans les conditions prescrites par la loi n° 1.312 du 29 juin 2006, susvisée.
Il peut donner lieu à un recours administratif préalable formé auprès du Ministre d'État. En ce cas, celui-ci peut en saisir le Haut Commissaire à la protection des droits.
Les articles 19 et 20 de Notre ordonnance n° 4.524 du 30 octobre 2013 sont alors applicables.
À des fins de médiation, le Haut Commissaire peut en outre proposer au pétitionnaire de procéder à des vérifications, arrêtées d'un commun accord, sur le document administratif et de lui en rendre compte.
Article 27🔗
Au terme de l'instruction du dossier, le Haut Commissaire à la protection des droits adresse au Ministre d'État une recommandation conformément à l'article 23 de Notre ordonnance n° 4.524 du 30 octobre 2013.
Article 28🔗
Les dispositions de la présente section sont applicables sauf dispositions légales ou réglementaires régissant l'accès à des documents administratifs particuliers.
La communication de documents à caractère contractuel ou pré-contractuel est régie par les dispositions générales ou particulières applicables aux conventions mentionnées à l'article 5.
Section II - Des archives publiques🔗
Article 29🔗
Les archives, au sens de la présente section, sont constituées de documents administratifs et se repartissent en trois catégories :
1. les archives courantes, savoir les documents administratifs utilisés pour le traitement quotidien des affaires par le service détenteur ;
2. les archives intermédiaires, savoir les documents administratifs qui ne sont plus d'usage courant mais dont l'utilité justifie qu'ils demeurent à proximité du service détenteur ;
3. les archives définitives, savoir les documents administratifs à conserver indéfiniment, après sélection et élimination, dans l'intérêt public, en particulier à des fins de recherche scientifique, historique, patrimoniale, statistique.
Article 30🔗
Est créé le Service central des archives et de la documentation administrative. Placé sous l'autorité du Ministre d'État, ce service assure la gestion des archives définitives.
À cette fin, il veille à la sélection, au tri, au classement ainsi qu'à la conservation des documents administratifs énoncés au chiffre 3 de l'article précédent et, s'il y a lieu, à leur communication.
Article 31🔗
À l'issue de la période nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels ils ont été collectés et traités, les documents administratifs mentionnés au chiffre 3 de l'article 29 font l'objet d'une sélection, visant à séparer ceux à conserver sans limitation de durée, de ceux dépourvus de valeur archivistique, destinés à l'élimination.
Cette sélection est effectuée conformément à l'article 30 par le Service central des archives et de la documentation administrative, en liaison avec le service détenteur.
Article 32🔗
Sans préjudice des dispositions de l'article précédent, lorsque les documents administratifs mentionnés au chiffre 3 de l'article 29 comportent des informations nominatives collectées dans le cadre de traitements automatisés régis par la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, ces informations font également l'objet, à l'issue de la période prévue à l'article 9 de ladite loi, d'une sélection visant à distinguer celles qui sont destinées à être conservées en raison de leur valeur archivistique au sens du chiffre 3 de l'article 29, de celles appelées à être éliminées.
Article 33🔗
Les documents administratifs qui, après sélection, sont destinés à être conservés de manière illimitée doivent être versés au Service central des archives et de la documentation administrative. Chaque versement donne lieu à l'émission, par le service détenteur, d'un bordereau visé par le Service central des archives et de la documentation administrative.
Toutefois, lorsqu'un motif légitime fait obstacle à un tel versement, le service détenteur avise le Service central des archives et de la documentation administrative de l'existence des documents administratifs concernés et des conditions de leur conservation, afin que celui-ci soit à même d'accomplir les missions qui lui sont dévolues par la présente ordonnance.
Article 34🔗
L'élimination des documents administratifs ne présentant aucune valeur archivistique au sens du chiffre 3 de l'article 29 est effectuée par le Service central des archives et de la documentation administrative.
Article 35🔗
Le Service central des archives et de la documentation administrative procède au classement et à l'inventaire des archives publiques dont il reçoit versement.
Il met en place des instruments de recherche afin d'en faciliter l'accès aux utilisateurs.
Article 36🔗
Les documents administratifs mentionnés au chiffre 3 de l'article 29 peuvent être communiqués au public à l'expiration d'un délai de protection de trente ans à compter, selon les cas, de leur date ou de la date de clôture du dossier auquel ils se rapportent.
Ce délai peut toutefois être porté à une durée supérieure pour des catégories de documents administratifs déterminées, dans les conditions fixées par arrêté ministériel pris après avis de la Commission consultative des Archives d'intérêt public.
Les documents administratifs librement consultables par le public avant leur versement au Service central des archives et de la documentation administrative le demeurent après leur versement.
Article 37🔗
Si un motif légitime d'intérêt public ou privé s'oppose à ce que certains documents administratifs mentionnés à l'article précédent soient communiqués, le Ministre d'État peut, par décision motivée, en restreindre ou en refuser la communication.
Article 38🔗
Les documents administratifs mentionnés au chiffre 3 de l'article 29 peuvent être exceptionnellement communiqués avant l'expiration du délai de protection prévu à l'article 36, sur autorisation du Ministre d'État et dans les conditions qu'il définit s'il y a lieu.
Article 39🔗
La communication des documents mentionnés au chiffre 3 de l'article 29 se matérialise par la délivrance de copies.
Le Service central des archives et de la documentation administrative est seul habilité à délivrer lesdites copies.
Les copies sont faites aux frais du demandeur, dans les conditions fixées au troisième alinéa de l'article 25.
Article 40🔗
Article 41🔗
L'ordonnance souveraine n° 3.864 du 25 septembre 1967, susvisée, est abrogée.
Dans les ordonnances, arrêtés et règlements actuellement en vigueur, les termes «Chef du service central des archives et de la documentation administrative' et »Service central des archives et de la documentation administrative' sont respectivement substitués à «Chef du service d'archives centrales' et »Service d'archives centrales'.
Les conditions d'application du présent titre pourront être fixées par arrêté ministériel, pris après avis de la Commission consultative des Archives d'intérêt public.
Les dispositions du présent titre sont applicables sans préjudice de celles de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, et de ses textes d'application.
Titre IV - De l'administration électronique🔗
Article 42🔗
Constitue l'administration électronique l'ensemble des technologies et des usages liés à la possibilité, pour l'usager, qu'il soit personne physique ou personne morale, de s'informer, d'être orienté mais aussi de réaliser des démarches administratives au moyen de services de communication électronique et la possibilité pour les autorités mentionnées à l'article 2 de s'adresser à l'usager au moyen des mêmes services. Constitue également l'administration électronique l'ensemble des relations entre lesdites autorités effectuées par voie électronique.
Constitue un téléservice tout système d'information permettant aux usagers de procéder par voie électronique à des démarches ou formalités administratives ainsi qu'à des paiements.
Constitue un système d'information tout ensemble de moyens destinés à élaborer, traiter, stocker ou transmettre des informations faisant l'objet d'échanges par voie électronique entre les services mentionnés à l'article 2 et les usagers ainsi qu'entre les services de l'Administration.
Constitue l'interopérabilité l'aptitude technique pour les systèmes d'information de l'administration électronique à fonctionner entre eux par voie électronique permettant l'échange, l'exploitation et le partage de données ou d'informations.
Article 43🔗
L'autorité compétente est libre de créer, dans le respect des dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, et des règles de sécurité et d'interopérabilité prévues au présent titre, un ou plusieurs téléservices de l'administration électronique.
La création d'un téléservice ne saurait toutefois avoir pour effet de supprimer la possibilité, pour l'usager, d'accomplir les démarches, formalités ou paiements qui en sont l'objet par des voies autres qu'électroniques.
L'autorité compétente ne peut en outre créer un téléservice aux fins d'un traitement mentionné à l'article 11 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.
Article 44🔗
L'usager est libre d'utiliser les téléservices de l'administration électronique disponibles. L'usager qui utilise les services de l'administration électronique a les mêmes droits et les mêmes devoirs que tout autre usager.
Article 45🔗
Lorsqu'un téléservice le requiert, l'autorité compétente peut définir des règles d'identification et, le cas échéant, d'authentification des usagers, de sécurité, de traçabilité et de confidentialité des échanges et ce, conformément au référentiel général de sécurité défini à l'article 54.
Article 46🔗
Lorsqu'elle crée un téléservice, l'autorité compétente rend accessible, depuis ce dernier, la décision portant création de ce téléservice ainsi que ses modalités d'utilisation, notamment les modes de communication possibles. Ces modalités s'imposent aux usagers.
Les modalités d'utilisation du téléservice opposables à l'usager sont celles qui sont accessibles par voie électronique au jour où l'usager utilise ledit téléservice.
Article 47🔗
Les autorités mentionnées à l'article 2 peuvent répondre par voie électronique à toute demande d'information qui leur est adressée par cette voie par un usager ou par une autre autorité.
Elles ne sont toutefois pas tenues de répondre à de telles demandes lorsqu'elles sont formulées en l'absence d'un téléservice correspondant à leur objet.
Article 48🔗
Lorsqu'un usager transmet par voie électronique à une autorité mentionnée à l'article 2 une demande ou une information et qu'il en a été accusé réception ou enregistrement conformément à l'article 52, l'autorité est régulièrement saisie et traite la demande ou l'information sans demander à l'usager la confirmation ou la répétition de son envoi sous une autre forme.
Un arrêté ministériel fixe les cas dans lesquels, en raison d'exigences particulières de forme ou de procédure, il peut être dérogé à cette règle.
Article 49🔗
Une autorité mentionnée à l'article 2 ne peut refuser d'examiner les demandes présentées par les usagers au moyen de formulaires accessibles par voie électronique puis imprimés, dès lors que ces formulaires, dûment renseignés, n'ont fait l'objet d'aucune altération.
La version d'un formulaire opposable à l'autorité dans sa relation avec l'usager est celle accessible par voie électronique au jour de l'envoi dudit formulaire par l'usager.
Un arrêté ministériel fixe les cas dans lesquels, en raison d'exigences particulières de forme ou de procédure, il peut être dérogé à cette règle.
Article 50🔗
La mention, dans des dispositions régissant les relations entre les autorités mentionnées à l'article 2, ou entre ces autorités et les usagers, de formalités consistant en un écrit ou une signature ne fait pas obstacle, sauf si ces dispositions l'excluent expressément, à la possibilité de les accomplir par voie électronique.
Article 51🔗
Les actes administratifs peuvent faire l'objet d'une signature électronique. Celle-ci n'est valablement apposée que par l'usage d'un procédé conforme aux règles du référentiel général de sécurité mentionné à l'article 54 qui permet l'identification du signataire, garantit le lien de la signature avec l'acte auquel elle s'attache et assure l'intégrité de cet acte.
Article 52🔗
Toute demande, déclaration ou production de documents administratifs adressée par un usager à une autorité mentionnée à l'article 2 par voie électronique ainsi que tout paiement opéré dans le cadre d'un téléservice font l'objet d'un accusé de réception électronique et lorsque celui-ci n'est pas instantané, d'un accusé d'enregistrement électronique. Les conditions de délivrance de cet accusé de réception et de cet accusé d'enregistrement sont définies au sein des modalités d'utilisation du téléservice.
Les délais au terme desquels le silence de l'autorité vaut décision implicite ne sont pas opposables à l'auteur d'une demande visée au précédent alinéa auquel l'accusé de réception électronique ou l'accusé d'enregistrement électronique n'a pas été adressé.
Les autorités mentionnées à l'article 2 ne sont pas toutefois tenues d'accuser réception ou enregistrement des envois abusifs, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique.
Article 53🔗
Lorsqu'un usager doit, en vertu d'une disposition législative ou réglementaire, communiquer à une autorité mentionnée à l'article 2 des éléments contenant des informations nominatives le concernant et que ces éléments émanent d'une autre autorité mentionnée à l'article 2, cette communication peut, à condition que l'intéressé l'ait préalablement et expressément accepté, être directement opérée par voie électronique entre lesdites autorités. Un arrêté ministériel précise les informations qui, en raison de leur nature, ne peuvent faire l'objet de cette communication directe.
Les dispositions du précédent alinéa ne sont pas applicables lorsqu'une autorité mentionnée à l'article 2 est légalement habilitée à obtenir, dans le cadre d'une mission particulière ou de l'exercice d'un droit de communication, la transmission directe d'informations par une autre autorité.
Article 54*[2]🔗
Afin de garantir à l'usager un niveau de protection adéquat des données, les autorités mentionnées à l'article 2 mettent en œuvre un référentiel général de sécurité destiné à définir les fonctions d'identification, de signature électronique, de confidentialité et d'horodatage des téléservices.
Les conditions d'élaboration, d'approbation, de modification, de publication et d'application de ce référentiel sont fixées par arrêté ministériel.
Article 55🔗
Un référentiel général fixe les règles techniques permettant d'assurer l'interopérabilité des téléservices. Il détermine notamment les répertoires de données, les normes et les standards qui doivent être utilisés par les autorités mentionnées à l'article 2.
Les conditions d'élaboration, d'approbation, de modification, de publication et d'application de ce référentiel sont fixées par arrêté ministériel.
Article 56🔗
Les formulaires dont l'usage est nécessaire pour accomplir une démarche auprès d'une autorité mentionnée à l'article 2 sont tenus gratuitement à la disposition du public, sous forme numérique.
La liste de l'ensemble des formulaires mis à la disposition des usagers est mise à jour en tant que de besoin.
Les modalités d'application du présent article sont déterminées par arrêté ministériel.
Article 57🔗
Le « Journal de Monaco » est gratuitement accessible au public sous forme électronique, dans les conditions fixées par arrêté ministériel.
De même, sont gratuitement accessibles au public sous forme électronique, dans les conditions fixées par arrêté ministériel, des données tenant aux lois, règlements ainsi qu'aux décisions des juridictions monégasques.
Titre V - Des obligations déontologiques des fonctionnaires et agents des services exécutifs de l'Etat🔗
Article 58🔗
Les obligations professionnelles auxquelles sont assujettis les fonctionnaires et agents des services mentionnés à l'article 2 et ne présentant pas de caractère fondamental au sens de l'article 51 de la Constitution sont déterminées par arrêté ministériel.
Article 59🔗
Notre Secrétaire d'État, Notre Directeur des Services Judiciaires et Notre Ministre d'État sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution de la présente ordonnance.