Ordonnance Souveraine n° 1.284 du 10 septembre 2007 portant application de la loi n° 1.338 du 7 septembre 2007 sur les activités financières

Conformément aux dispositions de l'article 23 de la loi n° 1.338 du 7 septembre 2007, susvisée, les sociétés agréées sont tenues de respecter des règles de bonne conduite destinées à garantir la protection des investisseurs et la régularité des opérations. Elles doivent notamment :

• 1°) se comporter avec loyauté et agir avec équité au mieux des intérêts de leurs clients et de l'intégrité du marché ;

• 2°) exercer leurs activités avec la compétence, le soin et la diligence qui s'imposent, au mieux des intérêts de leurs clients et de l'intégrité du marché ;

• 3°) s'assurer que les personnes physiques placées sous leur autorité disposent des qualifications et de l'expertise appropriées ainsi que d'un niveau de connaissances suffisant ;

• 4°) être dotées des ressources et procédures nécessaires pour mener à bien leurs activités et les mettre en œuvre efficacement ;

• 5°) s'efforcer d'éviter les conflits d'intérêts et, lorsque ces derniers ne peuvent pas être évités, veiller à ce que leurs clients soient traités équitablement ;

• 6°) se conformer à toutes les réglementations applicables à l'exercice de leurs activités de manière à promouvoir au mieux les intérêts de leurs clients et l'intégrité du marché.

En vue d'identifier les types de conflits d'intérêts susceptibles de se produire lors de l'exercice de leurs activités dont l'existence peut porter atteinte aux intérêts d'un client ou d'un fonds commun de placement, les sociétés agréées prennent en compte la possibilité qu'une société agréée, un administrateur, un actionnaire, un salarié ou une personne directement ou indirectement liée à la société par une relation de contrôle, se trouve dans l'une des situations suivantes :

1°) la société ou cette personne est susceptible de réaliser un gain financier ou d'éviter une perte financière aux dépens du client ou du fonds commun de placement ;

2°) la société ou cette personne a un intérêt dans le résultat d'un service fourni au client ou au fonds commun de placement, ou d'une transaction réalisée pour le compte de l'un d'eux qui est différent de l'intérêt du client ou du fonds dans ce résultat ;

3°) la société ou cette personne est incitée, pour des raisons financières ou autres, à privilégier les intérêts d'un autre client ou d'un groupe de clients ou d'un fonds commun de placement par rapport aux intérêts du client ou du fonds auquel le service est fourni ;

4°) la société ou cette personne exerce la même activité professionnelle que le client ;

5°) la société ou cette personne reçoit ou recevra d'une autre personne que le client ou le fonds commun de placement un avantage en relation avec le service fourni au client ou au fonds, sous quelque forme que ce soit, autre que la commission ou les frais normalement facturés pour ce service.

Les sociétés agréées définissent et mettent en œuvre des règles efficaces de gestion des conflits d'intérêts qui doivent être fixées par écrit et être appropriées au regard de leur taille, de leur organisation, de la nature, de l'importance et de la complexité de leurs activités.

Lorsque la société appartient à un groupe, les règles en matière de gestion des conflits d'intérêts doivent également prendre en considération les circonstances, qui sont connues ou devraient être connues par la société, susceptibles de provoquer un conflit d'intérêts résultant de la structure et des activités professionnelles des autres membres du groupe.

Les règles en matière de gestion des conflits d'intérêts mises en place conformément à l'article précédent doivent en particulier :

1°) identifier, en mentionnant les activités concernées, les situations qui donnent ou sont susceptibles de donner lieu à un conflit d'intérêts comportant un risque sensible d'atteinte aux intérêts d'un client ou de plusieurs clients ou d'un fonds commun de placement ;

2°) définir les procédures à suivre et les mesures à prendre en vue de gérer ces conflits.

Les procédures et les mesures visées au précédent alinéa sont conçues pour assurer que les personnes concernées engagées dans les différentes activités impliquant un conflit d'intérêts au sens du chiffre premier du premier alinéa exercent ces activités avec un degré d'indépendance approprié au regard de la taille et des activités de la société agréée et du groupe auquel elle appartient ainsi que de l'ampleur du risque de préjudice encouru par les clients.

Dans la mesure nécessaire et appropriée pour que la société agréée assure le degré d'indépendance requis, ces procédures et ces mesures sont les suivantes :

1°) des procédures efficaces en vue d'interdire ou de contrôler les échanges d'informations entre les personnes concernées exerçant des activités comportant un risque de conflit d'intérêts lorsque l'échange de ces informations peut léser les intérêts d'un ou de plusieurs clients ;

2°) une surveillance séparée des personnes concernées dont les principales fonctions consistent à exercer des activités pour le compte de certains clients ou à leur fournir des services lorsque les intérêts de ces clients peuvent entrer en conflit, ou lorsque ces personnes concernées représentent des intérêts différents, y compris ceux de la société, pouvant entrer en conflit ;

3°) la suppression de tout lien direct entre la rémunération des personnes concernées exerçant principalement une activité particulière et la rémunération d'autres personnes concernées exerçant principalement une autre activité, ou les revenus générés par ces autres personnes, lorsqu'un conflit d'intérêts est susceptible de se produire en relation avec ces activités ;

4°) des mesures visant à interdire ou à limiter l'exercice par toute personne d'une influence inappropriée sur la façon dont une personne concernée exerce ses activités ;

5°) des mesures visant à interdire ou à contrôler la participation simultanée ou consécutive d'une personne concernée à plusieurs activités, lorsqu'une telle participation est susceptible de nuire à la gestion adéquate des conflits d'intérêts.

Si l'adoption ou la mise en œuvre concrète d'une ou plusieurs de ces mesures et procédures ne permet pas d'assurer le degré d'indépendance requis, la société doit prendre toutes les mesures et procédures supplémentaires ou de substitution qui sont nécessaires et appropriées à cette fin.

La société agréée tient et met à jour régulièrement un registre consignant les activités exercées par elle pour lesquelles un conflit d'intérêts comportant un risque sensible d'atteinte aux intérêts d'un ou de plusieurs de ses clients ou fonds commun de placement s'est produit ou, dans le cas d'une activité en cours, est susceptible de se produire.

Les sociétés agréées doivent s'abstenir de toute initiative qui aurait pour objet ou pour effet de privilégier leurs intérêts propres au détriment des intérêts de leurs clients.

Les dirigeants de ces sociétés doivent, dans l'exercice de leur activité, conserver leur autonomie de décision afin de faire prévaloir à tout moment l'intérêt de leurs clients.

Au sens de la loi n° 1.338 du 7 septembre 2007, modifiée, susvisée, sont considérés comme des investisseurs professionnels :

• 1°) les entités agréées ou réglementées à Monaco ou à l'étranger pour exercer des activités financières ;

• 2°) les sociétés réunissant au moins deux des critères suivants : un total de bilan égal ou supérieur à 20 millions d'euros, un chiffre d'affaires égal ou supérieur à 40 millions d'euros et des capitaux propres égaux ou supérieurs à 2 millions d'euros ;

• 3°) les investisseurs institutionnels ;

• 4°) les gouvernements, les banques centrales, les institutions internationales.

Les investisseurs autres que ceux mentionnés à l'alinéa précédent, y compris les personnes physiques, peuvent être considérés comme des investisseurs professionnels si leurs compétences, leur expérience et leurs connaissances en matière d'investissement leur permettent d'évaluer les mérites et les risques encourus des services ou des transactions envisagés.

Dans le cadre de cette évaluation, l'investisseur doit répondre à l'un des critères suivants :

• la valeur de son portefeuille d'instruments financiers, augmentée des dépôts bancaires, est supérieure à un million d'euros ;

• l'investisseur occupe depuis au moins un an ou a occupé pendant au moins un an, dans le secteur financier, une position professionnelle requérant une connaissance des services ou des transactions envisagés.

Les investisseurs qui remplissent l'un des critères prévus à l'alinéa précédent doivent, pour être traités comme des investisseurs professionnels, notifier par écrit à la société agréée leur souhait d'être traités comme tels, soit pour toutes les opérations à venir soit pour le service ou la transaction envisagés.

Aux fins d'application du chiffre 3°) de l'article 29 de la loi n° 1.338 du 7 septembre 2007, modifiée, susvisée, toutes démarches, sollicitées ou non sollicitées, sur le territoire de la Principauté par toute personne ou toute entité non agréée dans les conditions de ladite loi, à un client d'une société agréée domicilié en Principauté, requiert la présence d'un représentant de la société agréée lors de la rencontre entre son client et la personne ou l'entité non agréée.

En application du deuxième alinéa de l'article 23 de la loi n° 1.338 du 7 septembre 2007, modifiée, susvisée :

• 1°) les personnes désignées en qualité de responsable du contrôle interne, ainsi que les personnes placées sous leur autorité, sont tenues d'obtenir une certification professionnelle dénommée « contrôle interne des activités financières » ;

• 2°) les personnes occupant les fonctions de gérant, vendeur, analyste financier, opérateur de salles de marchés ainsi que leur responsable direct, sont tenues d'obtenir une certification professionnelle dénommée « bancaire, financière et environnementale, sociétale et gouvernance », en abrégé « bancaire, financière et ESG », à l'exception de celles qui ont des relations avec la clientèle limitées à la vente de produits standards (compte sur livret, comptes à terme), à savoir les agents d'accueil, les guichetiers et les conseillers clientèle de banque de détail jusqu'à la classe 3 incluse de la convention collective nationale du personnel des banques.

Exerce la fonction de gérant, toute personne physique habilitée à prendre des décisions d'investissement dans le cadre d'un mandat de gestion pour compte de tiers, ou dans le cadre de la gestion d'un ou plusieurs organismes de placement collectif.

Exerce la fonction de vendeur, toute personne physique chargée d'informer ou de conseiller les clients de la société agréée en vue de réaliser des transactions sur instruments financiers.

Exerce la fonction d'analyste financier, toute personne physique ayant pour mission de produire des recommandations d'investissement constituant une analyse financière ou à caractère promotionnel.

Exerce la fonction d'opérateur de salles de marchés, toute personne physique qui est habilitée à engager la société agréée dans une transaction pour compte propre ou pour compte de tiers portant sur un instrument financier.

Les certifications visées aux chiffres 1°) et 2°) du premier alinéa sont délivrées à l'issue d'une formation et d'un examen dont l'organisation est confiée à l'Association Monégasque des Activités Financières.

À cet effet, l'Association Monégasque des Activités Financières :

• organise des sessions de formation portant sur des enseignements dispensés sur le temps de travail rémunéré ;

• détermine le contenu des enseignements dispensés au cours des sessions de formation, ainsi que le niveau des connaissances et compétences minimales requises pour la délivrance des certifications, sous la supervision de la Commission de Contrôle des Activités Financières. Ce contenu sera actualisé aussi souvent que nécessaire ;

• organise un examen de connaissances à l'issue des sessions de formation, lequel est sanctionné par la délivrance, aux personnes déclarées reçues au terme dudit examen, d'une certification professionnelle visée conjointement par l'Association Monégasque des Activités Financières et la Commission de Contrôle des Activités Financières.

L'Association Monégasque des Activités Financières exerce les compétences qui lui sont confiées en concertation avec la Commission de Contrôle des Activités Financières et après avis de la commission mentionnée à l'article 9-5.

Les personnes visées aux chiffres 1°) et 2°) du premier alinéa de l'article 9-3 sont tenues de s'inscrire à une session de formation, par l'intermédiaire des sociétés agréées au sein desquelles elles exercent, dans le délai de six mois à compter de leur entrée en fonction.

Toutefois, lesdites sociétés peuvent, pour des motifs de service ou d'organisation interne, solliciter auprès de l'Association Monégasque des Activités Financières un délai supplémentaire pour l'inscription desdites personnes.

Les modalités des examens sont précisées dans un règlement établi par l'Association Monégasque des Activités Financières en concertation avec la Commission de Contrôle des Activités Financières, après consultation de la commission mentionnée à l'article 9-5. Ledit règlement est publié sur les sites Internet de l'Association Monégasque des Activités Financières et de la Commission de Contrôle des Activités Financières.

Toute modification du règlement doit préalablement faire l'objet d'une consultation de la commission mentionnée à l'article 9-5.

Le nombre d'inscriptions aux sessions de formation est limité à deux inscriptions par personne.

Dans la limite des places disponibles, des candidats libres qui ne répondent pas aux conditions de l'article 9-3 peuvent s'inscrire aux sessions de formation en vue de l'obtention des certifications, suivant les conditions financières fixées par l'Association Monégasque des Activités Financières, après avis de la commission mentionnée à l'article 9-5.

Il est institué une commission des certifications professionnelles dont l'objet est de rendre un avis sur toute question relevant de sa compétence en application de la présente ordonnance et du règlement visé à l'article précédent.

Elle comprend les membres suivants :

• le Président de l'Association Monégasque des Activités Financières ou toute personne qu'il désignera pour le représenter, Président de la commission ;

• les Vice-Présidents de l'Association Monégasque des Activités Financières ;

• le Secrétaire Général de l'Association Monégasque des Activités Financières ;

• le Secrétaire Général de la Commission de Contrôle des Activités Financières ou toute personne qu'il désignera pour le représenter ;

• six membres maximum désignés chaque année par le bureau de l'Association Monégasque des Activités Financières en raison de leurs compétences dans le domaine des enseignements dispensés et de leurs connaissances du tissu économique monégasque.

La commission adopte ses avis par un vote à la majorité des membres présents ; le Président ayant une voix prépondérante en cas de partage.

Les délibérations et avis de la commission sont inscrits dans un registre tenu par l'Association Monégasque des Activités Financières mis à la disposition de la Commission de Contrôle des Activités Financières et de toute personne désignée par le Conseiller de Gouvernement-Ministre des Finances et de l'Économie.

Les personnes visées au chiffre 2°) du premier alinéa de l'article 9-3, peuvent être dispensées par l'Association Monégasque des Activités Financières, après avis de la commission mentionnée à l'article 9-5, de la formation et de l'examen portant sur le volet « technique » de la certification « bancaire, financière et ESG » lorsqu'elles justifient préalablement à leur entrée en fonction qu'elles sont titulaires, dans les domaines concernés, d'un diplôme reconnu comme équivalent, délivré par une autorité compétente dans le pays d'obtention.

En cas de refus d'équivalence d'un diplôme, la personne ne dispose d'aucune voie de recours et est tenue d'obtenir ladite certification.

Sans préjudice des dispositions visées aux articles 7 à 9, les sociétés agréées pour exercer les activités visées aux chiffres 1) à 3) et 5) à 7) de l'article premier de la loi n° 1.338 du 7 septembre 2007 doivent obtenir la meilleure exécution possible des ordres.

Elles doivent notamment veiller à réduire autant que possible le délai total de l'exécution des ordres depuis leur enregistrement initial jusqu'à l'exécution et la comptabilisation des opérations.

Les sociétés visées à l'article précédent doivent mettre en place une organisation interne adéquate permettant de justifier en détail l'origine et la transmission des ordres et notamment l'individualisation des opérations effectuées.

Elles doivent, pour chaque ordre, pouvoir apporter la preuve de la date de sa réception, ainsi que de celle de sa transmission.

Elles sont tenues de mettre en place une procédure d'enregistrement chronologique des ordres, fonctionnelle dès la réception de l'ordre donné, soit par le client, soit par la personne ayant qualité pour le transmettre.

Cette procédure doit permettre d'enregistrer, outre la date de réception de l'ordre et sa nature, la date de sa transmission aux fins d'exécution à des intermédiaires habilités à cet effet.

Toute société agréée mandatée pour transmettre des ordres en vue de leur exécution sur les marchés financiers par un intermédiaire habilité à participer aux négociations, doit en outre pouvoir justifier que chaque ordre a été donné par le mandant.

Les conditions de transmission des ordres visées à l'article précédent doivent être portées à la connaissance de la clientèle par les sociétés agréées préalablement à leur mise en œuvre.

Aux fins d'application de l'article 23-2 de la loi n° 1.338 du 7 septembre 2007, modifiée, susvisée, les sociétés agréées prennent toutes les mesures raisonnables pour enregistrer les conversations téléphoniques et les communications électroniques concernées, lesquelles sont effectuées, envoyées ou reçues au moyen d'un équipement fourni par la société agréée à un employé ou à un contractant ou dont l'utilisation par un employé ou un contractant a été approuvée ou autorisée par elle.

Les sociétés agréées notifient aux nouveaux clients et aux clients existants que les communications ou conversations téléphoniques entre la société et ses clients, qui donnent lieu ou sont susceptibles de donner lieu à des transactions, seront enregistrées.

Cette notification peut être faite une seule fois, avant la fourniture de services à de nouveaux clients ou à des clients existants.

Les clients peuvent passer des ordres par d'autres voies, à condition que ces communications soient effectuées au moyen d'un support durable, tel que notamment un courrier, une télécopie, un courrier électronique ou des documents relatifs aux ordres d'un client établis lors de réunions. En particulier, le contenu des conversations en tête-à-tête avec un client peut être consigné par écrit dans un compte rendu ou dans des notes. De tels ordres sont considérés comme équivalant à un ordre transmis par téléphone.

Toute société agréée prend toutes les mesures raisonnables pour empêcher un employé ou un contractant d'effectuer, d'envoyer ou de recevoir les conversations téléphoniques ou les communications électroniques concernées au moyen d'un équipement privé que la société est incapable d'enregistrer ou de copier.

Les enregistrements conservés conformément au présent paragraphe sont transmis aux clients concernés à leur demande.

Les sociétés agréées prennent les mesures nécessaires pour se doter de systèmes électroniques adaptés, permettant l'enregistrement rapide et correct des informations relatives à chaque opération ci-après visée.

Elles veillent à la sécurité du traitement électronique des données et assure, en tant que de besoin, l'intégrité et la confidentialité des informations enregistrées.

Pour tout ordre reçu d'un client et pour toute décision de négociation prise dans le cadre de la gestion de portefeuille, les sociétés agréées enregistrent sans délai les informations permettant la reconstitution des détails de l'ordre et de l'opération exécutée.

L'enregistrement porte sur les éléments suivants :

a) le nom du client ;

b) le nom de toute personne agissant pour le compte du client ;

c) la nature de la transaction à l'égard de la société et du client, achat ou vente ;

d) la transaction effectuée pour le compte de la société en son propre nom ou au nom d'un client, ou pour le compte et au nom d'un client ;

e) l'identification de l'instrument financier qui a fait l'objet de la transaction au moyen d'un code unique ou de son nom ;

f) le prix unitaire par instrument financier, hors commission. Dans le cas d'un titre de créance, le prix peut être exprimé soit en unités monétaires soit en pourcentage du nominal ;

g) la monnaie dans laquelle le prix est libellé. Si dans le cas d'une obligation ou d'un autre titre de créance, le prix est exprimé en pourcentage du nominal, ce pourcentage est inclus ;

h) le nombre d'unités d'instruments financiers, la valeur nominale des obligations ;

i) la nature de l'ordre, s'il ne s'agit pas d'un achat ou d'une vente ;

j) le type d'ordre ;

k) toute autre indication, condition et instruction particulière du client précisant comment l'ordre doit être exécuté ;

l) la date et l'heure exacte de la réception de l'ordre par la société ou l'établissement agréé ou de sa décision de le traiter.

Immédiatement après avoir exécuté l'ordre d'un client ou, dans le cas où une société agréée transmet des ordres pour exécution à une autre personne, immédiatement après avoir obtenu la confirmation que l'ordre a été exécuté, la société agréée enregistre les informations suivantes concernant ladite transaction :

a) le nom du client ;

b) le jour de négociation au cours duquel la transaction a été exécutée ;

c) l'heure à laquelle la transaction a été exécutée ;

d) la nature de la transaction à l'égard de la société et du client, achat ou vente ;

e) l'identification de l'instrument financier qui a fait l'objet de la transaction au moyen d'un code unique ou de son nom ;

f) le prix unitaire par valeur mobilière, hors commission. Dans le cas d'un titre de créance, le prix peut être exprimé soit en unités monétaires soit en pourcentage du nominal ;

g) la monnaie dans laquelle le prix est libellé. Si dans le cas d'une obligation ou d'un autre titre de créance, le prix est exprimé en pourcentage du nominal, ce pourcentage est inclus ;

h) le nombre d'unités d'instruments financiers, la valeur nominale des obligations ;

i) l'identification de la contrepartie ;

j) l'identification du lieu d'exécution ;

k) le montant total, qui correspond au prix unitaire multiplié par la quantité ;

l) la nature de la transaction, s'il ne s'agit pas d'un achat ou d'une vente ;

m) la personne physique qui a exécuté la transaction ou qui est responsable de l'exécution.

Dans le cas où une société agréée transmet un ordre pour exécution à une autre personne, elle enregistre immédiatement les données suivantes après cette transmission :

a) le nom du client dont l'ordre a été transmis ;

b) le nom de la personne à laquelle l'ordre a été transmis ;

c) les termes de l'ordre transmis ;

d) la date et l'heure exacte de la transmission.

Les sociétés agréées conservent les enregistrements requis en vertu de la loi n° 1.338 du 7 septembre 2007, modifiée, susvisée, et de la présente ordonnance pendant au moins cinq ans.

Les enregistrements qui fixent les droits et obligations respectifs de la société agréée et du client, doivent être conservés pendant toute la durée de la relation avec le client.

En cas de retrait de l'agrément d'une société agréée, la Commission peut exiger que ladite société s'assure de la conservation de tous les enregistrements concernés jusqu'à l'échéance de la période de cinq ans prévue au premier alinéa.

La Commission peut, dans des circonstances exceptionnelles, exiger d'une société agréée qu'elle conserve tout ou partie de ces enregistrements sur une période plus longue, dans la limite justifiée par la nature de l'instrument ou de la transaction, si cela lui est indispensable pour exercer ses fonctions de contrôle.

Tous les enregistrements requis en application de la loi n° 1.338 du 7 septembre 2007, modifiée, susvisée, et de la présente ordonnance sont conservés sur un support qui permet le stockage d'informations de telle façon qu'ils puissent être consultés par la Commission, sous une forme et d'une manière qui satisfont aux conditions suivantes :

1°) la Commission doit pouvoir y accéder facilement et reconstituer chaque étape clé du traitement de toutes les transactions ;

2°) il doit être possible de vérifier aisément le contenu de toute correction ou autre modification, ou l'état des enregistrements antérieurs à ces corrections ou modifications ;

3°) il ne doit pas être possible de manipuler ou altérer les enregistrements de quelque façon que ce soit.

Les sociétés agréées pour l'exercice de l'activité visée au chiffre 1) de l'article premier de la loi n° 1.338 du 7 septembre 2007 doivent également :

• 1°) s'enquérir de la situation financière de leurs clients, de leur expérience en matière d'investissement et de leurs objectifs en ce qui concerne les services demandés;

• 2°) informer les clients des risques inhérents à la nature des opérations qu'ils envisagent ;

• 3°) communiquer d'une manière appropriée les informations utiles dans le cadre des négociations avec leurs clients.

En cas d'exercice conjoint des activités de gestion de portefeuilles et de transmission d'ordres pour un même client, les sociétés visées à l'article précédent doivent demander que des comptes distincts soient ouverts dans les livres du dépositaire teneur de compte.

Les sociétés agréées pour l'exercice des activités visées aux chiffres 2) et 6) de l'article premier de la loi n° 1.338 du 7 septembre 2007 doivent exercer les droits attachés aux organismes de placement collectif qu'elles gèrent dans l'intérêt exclusif des actionnaires ou des porteurs de parts de ces organismes et rendre compte de leurs pratiques en matière d'exercice des droits de vote.