Ordonnance Souveraine n° 3.573 du 11 mai 1966 portant application de la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles
Vu la loi n° 797, du 18 février 1966, relative aux sociétés civiles ;
Vu Notre ordonnance n° 3.044, du 24 août 1963 fixant les modalités d'application de la loi n° 744, du 25 mars 1963, sur la déclaration des sociétés civiles ;
Article 1er🔗
Le registre spécial visé à l'article 5 de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée, géré sur support électronique, comporte :
a) un registre d'arrivée qui mentionne, dans l'ordre chronologique, toutes les demandes d'inscription déposées ;
b) les dossiers individuels constitués par la demande d'inscription complétée par les déclarations subséquentes et les mentions portées au registre ;
c) un dossier annexe où figurent les actes et pièces justificatives tels que notamment les statuts de la société, l'autorisation administrative ou l'agrément, qui doivent être déposés au registre spécial en vertu des dispositions de la présente ordonnance.
La traçabilité des opérations de création, de consultation, de modification et de suppression des informations contenues dans le registre spécial fait l'objet d'un enregistrement comportant la conservation de la date et de l'heure de chaque connexion, les éléments d'identification des utilisateurs et les éléments relatifs aux actions des utilisateurs ainsi que l'identification de l'auteur. Ces informations sont conservées pendant deux ans.
Le registre spécial peut faire l'objet d'une mise en relation avec d'autres traitements automatisés d'informations nominatives exploités par la Direction du Développement Économique dans le cadre des missions qui lui sont légalement confiées.
Article 1-1🔗
Les informations inscrites au registre spécial des sociétés civiles tenu par la Direction du Développement Économique sont conservées pendant une durée de dix ans à compter de la date de la dissolution ou de la liquidation des sociétés.
Chapitre premier - De l'inscription au registre spécial, des déclarations complémentaire, rectificative ou annuelle et de la demande de radiation🔗
Section I - Dispositions générales🔗
Article 2🔗
La demande d'inscription, les déclarations complémentaire, rectificative ou annuelle et la demande de radiation sont revêtues de la signature du déclarant ou de son mandataire, accompagnées, le cas échéant, du pouvoir du mandataire.
Article 3🔗
Pour satisfaire à la formalité d'inscription, à celle des déclarations subséquentes, ou à celle de la demande de radiation, les pièces justificatives doivent être déposées en langue française, le cas échéant, traduites et certifiées conformes par le déclarant. Seul le dépôt des pièces justificatives en langue française fait foi.
Lorsque la pièce justificative déposée est une copie, celle-ci est certifiée conforme par le déclarant.
Des pièces justificatives complémentaires peuvent être demandées au déclarant lorsque le service du répertoire du commerce et de l'industrie l'estime nécessaire.
Section II - De la demande d'inscription au registre spécial🔗
Article 4🔗
La demande d'inscription au registre spécial prévue à l'article 5-1 de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée, doit être établie en deux exemplaires sur le formulaire dédié, accessible en ligne sur le site internet du Gouvernement Princier ou disponible auprès de la Direction du Développement Économique.
La demande d'inscription est à envoyer par voie postale ou à déposer à la Direction du Développement Économique.
Article 5🔗
La demande d'inscription doit contenir les informations élémentaires suivantes :
1° la forme juridique de la société ;
2° la dénomination ou la raison sociale de la société, suivie, le cas échéant, de son sigle ;
3° l'objet social de la société ;
4° la durée de la société fixée par les statuts ;
5° l'adresse de son siège social et le cas échéant, l'adresse de son établissement secondaire ou des locaux annexes à Monaco ;
6° la date de constitution de la société et :
a) pour les sociétés civiles autres que les sociétés anonymes : la date d'enregistrement des statuts de la société à la Direction des Services Fiscaux ;
b) pour les sociétés anonymes : la date de dépôt au greffe général de l'expédition des statuts et la date de publication au Journal de Monaco desdits statuts ;
7° le montant du capital social de la société, le nombre d'actions ou de parts sociales qui le représentent ainsi que leur valeur nominale ;
8° la date de clôture de l'exercice social de la société ;
9° les nom, nom d'usage, surnom ou pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité(s), adresse personnelle, situation familiale et s'il y a lieu la date et lieu de mariage ainsi que le régime matrimonial de :
a) chacune des personnes ayant la qualité pour administrer, diriger, gérer ou engager la société et la durée de leur mandat ;
b) chaque associé ou actionnaire de la société.
Lorsque les personnes mentionnées ci-dessus sont des personnes morales, la demande d'inscription comporte la dénomination ou la raison sociale, la forme juridique, l'adresse du siège social, le numéro et le lieu d'immatriculation dans un registre public, ainsi que les nom, nom d'usage, surnom ou pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité(s), et adresse personnelle :
a) des personnes ayant le pouvoir de les administrer, diriger, gérer ou engager à titre habituel à l'égard des tiers ou leurs équivalents en droit étranger ;
b) du représentant permanent, lorsque sa désignation est prévue par un texte législatif ou réglementaire ;
10° le cas échéant, le nom de l'établissement de crédit établi à Monaco où est ouvert le compte de dépôt pour l'exercice de son activité professionnelle en vertu de la loi n° 1.492 du 8 juillet 2020, susvisée ; et
11° l'état de la société constitué de la date de commencement de l'activité.
Article 5 bis🔗
Section III - Des déclarations complémentaire, rectificative ou annuelle et de la demande de radiation🔗
Article 6🔗
Toute déclaration complémentaire, rectificative ou annuelle et toute demande de radiation doivent être établies en deux exemplaires sur le formulaire dédié, accessible en ligne sur le site internet du Gouvernement Princier ou disponible auprès de la Direction du Développement Économique.
Article 7🔗
Toute déclaration complémentaire ou rectificative indique notamment les informations élémentaires prévues aux chiffres 1°, 2°, 5° et 9° a) de l'article 5.
Ces déclarations mentionnent en outre le numéro d'inscription de la société au registre spécial, l'état de la société et l'objet de la modification ou de la rectification de l'une des informations élémentaires prescrites à l'article 5.
Article 7 bis🔗
Toute déclaration modificative ou rectificative doit être accompagnée des pièces nécessaires à justifier de :
1° l'identité du déclarant ;
2° l'exactitude des informations portées sur la déclaration ;
3° l'accomplissement des diverses formalités et de la réalisation des conditions prescrites par la législation et la réglementation en vigueur le concernant, ainsi que de l'obtention des autorisations préalables.
En outre, toute déclaration doit être accompagnée d'un exemplaire de l'acte ou de la délibération ou de la décision portant modification des informations élémentaires visées à l'article 5 ainsi qu'un exemplaire mis à jour des statuts enregistrés à la Direction des Services Fiscaux, le cas échéant.
Article 8🔗
En vertu de l'article 6-2 de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée, la déclaration annuelle doit notamment indiquer le numéro d'inscription de la société au registre, les informations élémentaires prévues aux chiffres 1°, 2°, 3°, 5°, 7°, 9° et 10° de l'article 5, l'état de la société et l'identité de la ou des personnes désignées comme responsable des informations élémentaires de la société et si, elle est différente, des informations sur les bénéficiaires effectifs.
Article 9🔗
La demande de radiation doit notamment indiquer le numéro d'inscription de la société au registre spécial, la date de cessation d'activité, le motif de la radiation, le lieu de conservation des informations élémentaires visées à l'article 5 ainsi que les informations élémentaires visées aux chiffres 2°, 5°, 7° et 9° a) de l'article 5.
Lorsqu'il est fait application de l'article 6-3-1 de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée, la société doit procéder à la demande de radiation dans les formes visées à l'alinéa précédent.
Les pièces justificatives requises pour l'instruction de la demande de radiation sont précisées sur le formulaire de demande de radiation.
Chapitre II - De la publicité du registre spécial🔗
Article 10🔗
En application de l'article 7 de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée, les informations élémentaires portées sur l'extrait du registre spécial sont constituées des informations suivantes :
1°) la date de constitution de la société, sa date et numéro d'inscription au registre ;
2°) sa forme juridique ;
3°) sa dénomination ou raison sociale suivie, le cas échéant, de son sigle ;
4°) son objet social ;
5°) sa durée ;
6°) l'adresse de son siège social et le cas échéant, l'adresse de son établissement secondaire ou des locaux annexes à Monaco ;
7°) le montant de son capital social ;
8°) la date de clôture de son exercice social ;
9°) les nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité(s) de chacune des personnes ayant la qualité pour administrer, diriger, gérer ou engager la société. Lorsqu'il s'agit de personnes morales, leur dénomination ou raison sociale, leur forme juridique, l'adresse de leur siège social, leur numéro et lieu d'immatriculation dans un registre public ainsi que les nom et prénoms de son représentant permanent ;
10°) la preuve de la constitution de la société constituée de :
a) pour les sociétés civiles autres que les sociétés anonymes : la date d'enregistrement des statuts de la société à la Direction des Services Fiscaux ;
b) pour les sociétés anonymes : la date de dépôt au greffe général de l'expédition des statuts et la date de publication au Journal de Monaco desdits statuts ;
11°) les mentions portées d'office au répertoire ;
12°) les éléments principaux régissant le fonctionnement de la société ; et
13°) l'état de la société.
Article 11🔗
Les extraits visés à l'article précédent portent la date à laquelle ils sont délivrés par le service du répertoire du commerce et de l'industrie et contiennent les informations visées à l'article précédent telles qu'inscrites au registre spécial à la date de délivrance des extraits.
Les extraits sont délivrés au guichet du service du répertoire du commerce et de l'industrie ou par voie électronique dans les conditions suivantes :
1°) ils sont établis au moyen d'un système de traitement, de conservation et de transmission de l'information garantissant l'intégrité de leur contenu ;
2°) les extraits sont revêtus de la signature du Directeur du Développement Économique ou celle d'un agent du service du répertoire du commerce et de l'industrie.
Chapitre III - Du registre des associés ou des actionnaires de la société🔗
Article 12🔗
En application de l'article 5-4 de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée, le registre des associés ou des actionnaires de la société doit mentionner leurs nom, nom d'usage, surnom ou pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité(s), adresse personnelle et situation familiale et le cas échéant, leur régime matrimonial ainsi que leurs coordonnées.
Lorsque les personnes mentionnées à l'alinéa précédent sont des personnes morales, le registre des associés ou des actionnaires comporte leur dénomination ou raison sociale, leur forme juridique, l'adresse de leur siège social, leur numéro et lieu d'immatriculation dans un registre public, ainsi que les nom, nom d'usage, surnom ou pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité(s), et adresse personnelle :
a) des personnes ayant le pouvoir de les administrer, diriger, gérer ou engager à titre habituel à l'égard des tiers ou leurs équivalents en droit étranger ;
b) du représentant permanent, lorsque sa désignation est prévue par un texte législatif ou réglementaire.
Le registre indique en outre, le nombre de parts sociales ou d'actions détenues par chaque associé ou actionnaire, les catégories de parts sociales ou d'actions, la numérotation correspondante des parts ou actions et les droits de vote qui y sont attachés.
Ce registre doit contenir toutes les pièces justificatives propres à établir l'exactitude des informations qui y sont portées.
Chapitre IV - Dispositions diverses🔗
Article 13🔗
La convention visée à l'article 3 de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée, doit notamment contenir les nom, nom d'usage, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité(s), adresse personnelle, situation familiale et le cas échéant, le régime matrimonial des parties à la convention.
Lorsque les parties à la convention sont des personnes morales, celle-ci doit contenir leur dénomination ou raison sociale, leur forme juridique, l'adresse de leur siège social, leur numéro et lieu d'immatriculation dans un registre public, ainsi que les nom, nom d'usage, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité(s), et adresse personnelle :
a) des personnes ayant le pouvoir de les administrer, diriger, gérer ou engager à titre habituel à l'égard des tiers ou leurs équivalents en droit étranger ;
b) du représentant permanent, lorsque sa désignation est prévue par un texte législatif ou réglementaire.
Article 14🔗
Lorsqu'une société a été radiée d'office en application de l'article 6-7 de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée, elle peut, dans le délai de trente jours à compter de la date de radiation, procéder à la régularisation de sa situation en vue de sa réinscription au registre.
Article 15🔗
En application de l'article 8 de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée, les sociétés civiles sont tenues de procéder à l'enregistrement comptable de toutes les opérations qu'elles réalisent sous la forme d'un état des recettes et des dépenses.
Article 16🔗
Les décisions et jugements visés aux chiffres 1°), 2°), 6°) et 10°) de l'article 6‑5 de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée, devenus définitifs, ainsi que les décisions visées au chiffre 1°) de l'article 6‑6 de ladite loi sont communiqués par la Direction des Services Judiciaires à la Direction du Développement Économique, par voie électronique.
L'information du décès d'un associé, actionnaire ou d'un dirigeant mentionné au chiffre 9°) du premier alinéa de l'article 6‑5 de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée, est communiquée à la Direction du Développement Économique par tout moyen.
Article 17🔗
Les informations contenues dans le répertoire sont accessibles dans les conditions prévues par l'article 7-1 de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée, aux personnels habilités et spécifiquement désignés par les autorités compétentes.
À cette fin, les autorités compétentes visées à l'article 7‑1 de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée, établissent une liste des personnes habilitées et de leurs fonctions occupées, spécifiquement désignées en leur sein. Cette liste doit être communiquée de manière sécurisée à la Direction du Développement Économique, en la personne de son Directeur.
Les droits d'accès desdites personnes sont créés par la Direction du Développement Économique en considération de la liste des personnes désignées.
La gestion des accès au registre est réalisée conformément aux procédures de la Direction des systèmes d'information.
Article 18🔗
En application de l'article 10 de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée, le contrôle sur place fait l'objet d'un rapport écrit au terme d'échanges contradictoires.
Ce rapport indique notamment les faits relevés lors du contrôle et susceptibles de constituer des manquements aux dispositions de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée, et de la présente ordonnance.
Il est adressé à la société contrôlée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
La société contrôlée dispose alors d'un délai de quinze jours calendaires, à compter de la réception du rapport, pour faire valoir ses observations écrites auprès de la Direction du Développement Économique.
À l'issu de la réception des éventuelles observations et lorsque le rapport constate un ou plusieurs manquements à tout ou partie des obligations qui lui incombent, il est procédé comme il est dit à l'article 12 de la loi n° 797 du 18 février 1966, modifiée, susvisée.
Chapitre V - Des droits exigibles🔗
Article 19🔗
À l'occasion de l'accomplissement des formalités d'inscription, de déclarations modificative, rectificative ou annuelle et de radiation, il est perçu au profit du Trésor et aux frais du demandeur :
1°) Pour l'inscription au registre spécial : 75 € et lorsqu'il s'agit d'une société par actions : 100 €.
2°) Pour chaque déclaration complémentaire ou rectificative, annuelle et demande de radiation : 25 € et lorsqu'il s'agit d'une société par actions : 50 €.
La perception de ces droits est constatée sur le formulaire concerné par la formalité requise, au moyen de l'apposition du timbre unique, en application des dispositions de la loi n° 1.221 du 9 novembre 1999 portant fixation des droits de timbre, modifiée.
La délivrance d'un extrait d'inscription ou d'un certificat de radiation de toute personne inscrite au répertoire est réalisé, aux frais du demandeur, par la perception d'un droit de 15 € au profit du Trésor.